Maryse Bailloeuil - Monkey tie Coaching

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Arrêtez de subir, reprenez le contrôle de votre temps. Stop à l’urgence. Gagnez en sérénité et faites-vous plaisir ! Voici 5 réflexes à adopter pour gérer son temps et ses priorités.

1. Gestion des priorités : distinguer les missions principales des missions secondaires

Par ordre de priorité :

1.- Les missions à forte valeur ajoutée (principales)

2.- Les missions à moyenne valeur ajoutée

3.- Les missions à faible valeur ajoutée (secondaires)

J’entends déjà certains d’entre vous se dire « oui mais tout est urgent ! ». Cette première réflexion porte sur le contenu de la fonction et non pas sur le délai. Si vous consacrez beaucoup de temps à remplir votre agenda de tâches secondaires, il ne restera plus de place pour l’essentiel.

Reprenons la métaphore des grosses pierres, du gravier, du sable et de l’eau :

  • Remplissez le pot de grosses pierres,
  • Puis ajoutez des graviers que vous déverserez sur les grosses pierres,
  • Complétez avec du sable qui s’infiltre dans tout cela,
  • Et enfin ajoutez de l’eau.

Moralité : On peut toujours en mettre ? Mauvaise réponse !! Si vous aviez commencé à remplir votre pot (agenda) par de l’eau, du sable et du gravier, combien d’espace vous resterait-il pour vos grosses pierres (missions principales) ? Très peu !

2. Priorisez vos actions en fonction de l’importance et de l’urgence

Pour cela, utilisez la matrice d’Eisenhower (le carré des priorités) : important ou non important en premier, urgent ou non urgent en second.

Chaque jour, définissez 4 ou 5 activités à forte valeur ajoutée et bloquez du temps pour les réaliser.  L’idéal est de passer 1/3 de son temps dans le court terme et 2/3 dans le moyen, long terme.

Tenez compte des imprévus estimés à 30% par jour. Entendons-nous sur la notion d’imprévus : une réunion qui dure plus longtemps que prévu, une réunion non prévue mais qui nécessite absolument votre présence, un travail régulier qui dure plus longtemps que d’habitude, une activité téléphonique plus importante du fait d’un événement inattendu…

Ne sont pas des imprévus : le traitement des mails, un collaborateur qui vient vous demander de l’aide, le téléphone qui sonne (comme à l’accoutumée), votre manager qui vous demande chaque jour un travail particulier… Vous l’avez compris, ce qui se présente de manière récurrente n’est pas de l’imprévu !

3. Anticiper vos priorités

Prenez 15 min par semaine pour faire le point sur la semaine passée et sur la semaine à venir. Budgétez et planifiez les temps forts de la semaine : les rendez-vous, les réunions, mais également des rendez-vous avec vous-même.

4. Limiter les interruptions

Les plus grands voleurs de temps sont… vos courriels 5,6 heures c’est le temps que passe chaque jour un cadre français à traiter ses mails. Que d’interruptions !

Chaque interruption génère une dispersion, un autre dossier dans la tête, une re-concentration : désactivez l’enveloppe qui vous annonce l’arrivée d’un mail (ou encore mieux, fermez votre messagerie !), planifiez des temps de traitement des mails.

Toute interruption de 15 min et plus doit être précédée d’une prise de rendez-vous. Si vous le pouvez, communiquez sur votre temps de non disponibilité.

5. Libérer les espaces

« Bureau encombré = esprit embrumé, bureau dégagé = esprit libéré ! » Vous n’y croyez pas ? Testez- le !

  • Ayez près de vous les dossiers en cours mais pas dans le champ de vision pour revisiter mentalement vos dossiers en permanence;
  • Posez sur le bureau un seul dossier pour éviter la dispersion;
  • Prenez régulièrement du temps dans votre agenda pour le rangement (toutes les semaines !);
  • Libérez votre esprit en notant tout ce que vous avez à faire et avec qui.

Oubliés les post-il et autre liste sans fin ! Notez tout au même endroit et de manière organisée : par personne ou par projet. Soyez précis car qui n’a pas retrouvé un post-it avec un numéro de téléphone sans nom ?

Voici mes principaux conseils pour vous aider à mieux gérer vos priorités, il y en a d’autres mais si vous commencez par ceux-ci vous verrez les changements et rapidement. Accrochez-vous ! Une information : les habitudes se créent si elles sont attachées à un rituel. Par exemple, tous les vendredis, en revenant du restaurant d’entreprise, je fais ma planification pour la semaine suivante. Ou encore, dès que j’arrive le matin, je commence par l’activité la plus importante de ma journée…

Vous vous dites « encore des conseils, mais cela ne correspond pas à mon environnement ». Alors posez-vous la question : Est-ce que je veux réellement changer ? Ai-je vraiment envie de mettre des choses en place ? Mais surtout : Que vais-je y gagner ? (plus de sérénité, plus de temps pour la famille, plus de disponibilité, prise de recul…)

Bon courage à tous ! 🙂

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